MS Excel als BI-tool bij uitstek27/01/2012

De afgelopen jaren is er veel veranderd in de manier waarop we met onze bedrijfsinformatie omgaan. De hoeveelheid data en de snelheid waarmee we data verwerken is enorm toegenomen. Daarnaast heeft de komst van de smartphones en tablets ervoor gezorgd dat we steeds hogere eisen stellen aan de manier waarop deze informatie wordt gepresenteerd. 

Het aantal BI-tools dat hierop inspringt, is met eenzelfde snelheid toegenomen. Waarbij de één een nog mooiere interface heeft dan de ander. Daarbij kunnen we ons afvragen of een goed uitziende interface leidt tot het nemen van betere beslissingen en dus uiteindelijk een hoger rendement. Tenslotte gaat het om de kwaliteit van de data en worden beslissingen niet beter genomen als ze gepresenteerd worden in een mooi format op bijvoorbeeld een iPad. 

Wat vaak over het hoofd wordt gezien, bij de keuze van een BI-tool, zijn de kosten die gepaard gaan met het herontwikkelen van bestaande rapporten en de kosten om alle gebruikers te trainen in het omgaan met de nieuwe tool. Met het risico dat de gebruikers uiteindelijk, onder druk van deadlines, teruggrijpen naar hun oude vertrouwde spreadsheets. Logisch, want de jarenlange ervaring kan je niet zomaar vervangen door een training van een paar dagen. 

En wat als we deze werkwijze nou eens gewoon blijven gebruiken en de gebruiker laten werken in zijn of haar vertrouwde omgeving? Namelijk gewoon in Excel!

Microsoft Excel

Microsoft Excel is één van de meest gebruikte applicaties als het gaat om presenteren en analyseren van cijfers. In MS Excel is het relatief eenvoudig om dynamische en interactieve rapporten te bouwen zonder de hulp van een IT afdeling. Met MS Excel kunnen zelfs professionele dashboards gemaakt worden, compleet met KPI’s en scorecards. In een goed opgezet model worden deze zelfs automatisch bijgewerkt. MS Excel heeft een zeer rijk aanbod van analyse tools zoals:

• meer dan 300 voorgedefinieerde functies;

• een scenario manager en

• ‘what if’-analyses.

En toch wordt MS Excel niet altijd gezien als een volwaardige BI –tool. Hoe komt dat toch?

Datawarehouse

De belangrijkste reden hiervan is de manier waarop MSExcel gebruikt wordt. Dit gebeurt voornamelijk door handmatig gegevens in te voeren of lijstjes uit externe gegevensbronnen te importeren. Hierdoor blijft belangrijke data opgesloten in de Excel sheets en kan niet gewaarborgd worden of deze data wel correct is. Is MS Excel hierdoor niet gebruiken als rapportage tool? Jawel, want wanneer MS Excel gebruikt wordt, tezamen met een datawarehouse zoals bijvoorbeeld QicsAnalytics, is het wel mogelijk om een betrouwbare rapportage te maken.

QicsAnalytics

QicsAnalytics biedt een zeer stabiel datawarehouse platform dat volledig is gebaseerd op de nieuwste BI technologie van Microsoft. Naast een compleet datawarehouse worden er ook OLAP kubussen meegeleverd. OLAP (OnLine Analytical Processing) is een methode om grote databases met bedrijfsgegevens te ordenen en zo business intelligence te ondersteunen. OLAP-databases zijn onderverdeeld in één of meer kubussen. Elke kubus is zo ingedeeld en ontworpen dat deze past bij de manier waarop gegevens opgehaald en geanalyseerd worden. Bovendien kent QicsAnalytics uitgebreide datakwaliteitscontroles waardoor wij met 100% zekerheid kunnen zeggen dat de gerapporteerde cijfers kloppen. 

Vanaf MS Excel 2007 is er door Microsoft vergaande ondersteuning voor het werken met OLAP-databases toegevoegd. Uw huidige MS Excel sheets zijn eenvoudig om te bouwen en te koppelen met de datawarehouse oplossing QicsAnalytics. Op deze manier is MS Excel te gebruiken als een kostenefficiënte en effectieve oplossing voor uw Business Intelligence behoefte. 

Meer weten over hoe QicsAnalytics u helpt geconsolideerde rapportages te maken? Wij maken graag tijd voor u vrij om de mogelijkheden te bespreken. 

Maarten de Haas