In de blogpost ‘Planning KAN kosten verlagen’ sprak ik over het gebruik van Excel sheets voor planning. Ik wil hier graag verder op in gaan. Het gebruik van Excel sheets voor planning komt regelmatig voor. De voornaamste reden is omdat het goedkoop is. Maar is dat echt zo?

Het is een gegeven dat de meeste bedrijven gebruik maken van Microsoft Office. Excel is een onderdeel van Office. Zodoende heeft men geen aparte aanschafkosten bij het gebruik van Excel voor planning. Microsoft Excel is een veelzijdig product, maar het is niet ontwikkeld voor project planning. Als een Excel sheet door meerdere mensen tegelijk wordt gebruikt, kan de data verschillen bij het opslaan. Zo kan er werk verloren gaan. Bij het gebruik van aparte sheets ontbreekt weer een centraal overzicht. Men kan er niet zeker van zijn dat de getoonde informatie daadwerkelijk bijgewerkt is. In eerste instantie lijkt het gebruik van Excel een goede oplossing, maar bij intensief gebruik loopt men tegen onoverkoombare problemen aan. Dit wordt veroorzaakt door het ontwerp van het product.

Goed gereedschap maakt zwaar werk licht. Dit geldt ook voor het plannen van projecten. De centralisering van planning in één product voorkomt verschillen in meerdere versies. Daarbij is de informatie voor iedereen tegelijkertijd toegankelijk en altijd bijgewerkt. Een speciaal voor projectplanning ontwikkeld product toont zijn meerwaarde door de planning te integreren met agenda’s en workflows. Medewerkers worden zodoende automatisch geïnformeerd, zonder het verrichten van extra handelingen. Excel biedt deze meerwaarde niet. Met een actueel overzicht van beschikbaarheid, budget en taken kan een goed planningspakket bovendien zelf automatisch een planningsvoorstel genereren. Met behulp van Excel is het mogelijk een planning te generen bij gebruik van ingewikkelde formules. De formules zijn zeer foutgevoelig en het is ingewikkeld om een fout te lokaliseren.

Goede projectplanning software: