Qics heeft deze week gesproken tijdens de seminarweek van ComputerPlan. Het thema was: ‘Efficiënter werken’. Veel bedrijven hebben (deels) de planning van projecten en registratie van uren geautomatiseerd. Hoe kan men de efficiëntie evengoed verhogen als de verschillende onderdelen al zijn geautomatiseerd?

Het antwoord is integratie. Wat veel voorkomt is het gebruik van losse applicaties. De applicaties automatiseren een deel van het bedrijfsproces, maar er vindt geen integratie plaats. Bijvoorbeeld, een project manager maakt gebruik van zijn eigen applicatie voor het registreren en bewaken van projecten. De resource manager, op zijn beurt, gebruikt ook een eigen applicatie om de agenda’s van medewerkers te beheren. De applicaties integreren niet met elkaar of met een achterliggend ERP systeem. In deze situatie zal een projectmedewerker een aanvraag voor een vrije dag op twee plaatsen moeten registreren. Het gevaar van inconsistentie tussen beide planningen is continue aanwezig.

Bij het registreren van uren, is er geen uitwisseling van data tussen de applicaties. Dit vermindert de mogelijkheden tot signalering, bij overschrijding van geschatte uren van een projectonderdeel. Zonder integratie, van planning van projecten en registratie van uren, is het boeken van teveel uren op een projectonderdeel alleen op te merken door een handmatige controle. Vaak is het dan al te laat om actie te kunnen ondernemen tegen de geconstateerde overschrijding.

Het ontbreken van integratie maakt het ook moeilijker om toekomstige taken te plannen. De resource manager heeft geen koppeling tussen agenda’s en lopende projecten. Een projectmedewerker kan in de agenda een beschikbare dag hebben, maar door uitloop van een projectonderdeel kan de beschikbare dag nodig zijn. Door het gebrek aan integratie kan de beschikbare dag ingepland worden voor werkzaamheden buiten het lopende project. De doorlooptijd van het project wordt hiermee verder onder druk gezet.

Automatiseren van bedrijfsprocessen alleen is niet voldoende. Zonder integratie van de verschillende applicaties is de winst marginaal.

De applicaties van Qics integreren met elkaar, en met Exact. Projectplanning wordt verzorgd door QicsPlanner. QicsTime is ontwikkeld voor het registreren en factureren van uren. De planning en registratie zijn hierdoor bij alle producten gelijk. Geschreven uren in QicsTime worden automatisch als ‘time spent’ geregistreerd in QicsPlanner. Het signaleren van een overschrijding op een projectonderdeel wordt zo direct inzichtelijk. Door de integratie functioneren de bedrijfsprocessen niet langer los van elkaar. Dit verstaat Qics onder efficiënter werken.

Informatie over QicsTime en QicsPlanner is te vinden op onze website.