De afgelopen jaren hebben we bij Qics heel wat rapportages ontwikkeld. Hiervoor maakten wij gebruik van verschillende tools: Crystal Reports, Sumatra, MS Reporting Services, Excel en (heel lang geleden nog) e-Report van Exact. Vaak waren we trots op het resultaat, zeker als het heel moeilijk was om het rapport te maken. Dat moeilijke zat hem dan vooral in het bouwen van de onderliggende 'query'. Voor sommige rapporten moest je een expert zijn op het gebied van Exact, zowel functioneel als op het niveau van de database. Je leerde de valkuilen, de soms onbegrijpelijke veldnamen en verbanden van de Exact database en schreef 'queries' van meerdere A-4'tjes om de juiste cijfers uit de database op te halen.  En ja, als we dan na uren, soms dagen puzzelen het juiste rapport hadden, met cijfers die aansloten, waren we trots. Om de klant aan te tonen dat de tijd goed geinvesteerd was, liet je vaak niet alleen het eindresultaat (het rapport zelf) zien, maar ook de onderliggende 'query'. "Nou nou, dat ziet er inderdaad ingewikkeld uit. Dat hadden wij zelf niet kunnen doen, dankjewel!" Zo was iedereen blij..

In 2005 hebben we onszelf de vraag gesteld hoe blij we hier eigenlijk mee moeten zijn. Oké, de database van Exact is complex en niet ontworpen om het maken van rapporten makkelijk te maken. Maar betekent het dan ook dat het maken van rapportages en analyses op Exact-gegevens altijd zo moeilijk moet zijn? Als dat zo is, zal het welhaast onmogelijk zijn om op vragen van nu, direct een antwoord te krijgen. Als je IT en Consultancy nodig blijft hebben voor het maken of aanpassen van een rapport, heb je op vragen van nu, als alles mee zit, op zijn vroegst volgende week een antwoord. Het goede antwoord heb je waarschijnlijk, na het doorvoeren van wat kleine aanpassingen, nog een week later. Goedkoop is het ook niet. We kwamen tot de conclusie dat we inderdaad niet blij waren. We zagen gelukkig wel een oplossing. Het zou heel moeilijk worden om die oplossing te realiseren, maar wel leuk!

We hadden inmiddels al veel ervaring met het ontwikkelen van datawarehouses en zagen dat als de enige echt structurele oplossing voor het rapportage-vraagstuk voor de veeleisende, met meerdere divisies werkende Exact klant. Simpel gezegd is een datawarehouse een aparte database, die gevuld wordt met informatie uit de databases waarop je wilt rapporteren (lees: Exact) en deze informatie op een dusdanige manier opslaat dat je geen Exact kennis nodig hebt om de informatie te ontsluiten en te begrijpen. Als je een dergelijk datawarehouse hebt, zit de intelligentie niet meer in het rapport, maar in het proces wat de gegevens uit Exact omvormt tot informatie in het datawarehouse. Je lost de 'puzzel' in Exact dus één keer op en degradeert het bouwen van rapportages tot het slepen van de juiste velden in je rapport. Het maakt dan niet uit of je Excel, Reporting Services of welke 'front end tool' dan ook gebruikt om de data te 'visualiseren'. Je kijkt altijd naar dezelfde data. De informatie uit het datawarehouse is goed, gecontroleerd en mag dus gezien worden als 'de waarheid'.

Zo simpel als het klinkt, zo ingewikkeld is het om het te realiseren. De grootste uitdagingen: hoe ga je om met de wijzigende datamodellen van Exact? Hoe ga je er voor zorgen dat de gegevens '(near) real time' beschikbaar zijn in de rapportage-omgeving? Hoe ga je het mogelijk maken om dit voor elkaar te krijgen op meerdere Exact administraties, met miljoenen records, met behoud van performance? En bovenal: hoe ga je dit betaalbaar aanbieden? Want datawarehouses staan niet allen bekend om hun kracht, maar ook om de lange, onzekere en kostbare weg om ze te bouwen. Niet voor niks hebben zowel QlikView als Exact Business Analytics bij hun Unique Selling Points staan: je hebt er geen datawarehouse voor nodig!

Voor alle uitdagingen hebben we oplossingen bedacht. De oplossingen zijn verwerkt in 'QicsAnalytics'. Vorige week zijn we bij een QicsAnalytics klant op bezoek geweest. Hij rapporteert over 10 administraties en gebruikt hiervoor ongeveer 50 geconsolideerde rapportages op financieel gebied en op het gebied van uren en facturatie. Deze klant heeft al deze 50 rapporten zelf gemaakt, met de muis ('drag en drop'), zonder één 'query' geschreven te hebben. Doordat hij nu 'real time' over alle gegevens kan beschikken, spoort hij invoerfouten (veel) sneller op. Hij bespaart circa 8 dagen per maand aan controle-/rapportage- en analyse-tijd. Als iemand nu een vraag heeft, krijgt hij/zij over 5 minuten het antwoord.

Dat is precies het punt wat ik wil maken: de intelligentie moet op de juiste plek zitten, pas dan kun je snel en betrouwbaar rapporteren. Geloof niet in gelikte presentaties van mooie rapportage tools. De een is nog mooier dan de ander, maar het gaat om de onderliggende data. Zolang je daar experts voor nodig hebt om die te ontsluiten, krijg je nooit snel een juist inzicht in je gegevens. Als rapportages ook maar de schijn van onbetrouwbaarheid hebben, kunnen ze gelijk de prullebak in.

Wees dus nooit meer trots als u met bloed, zweet en tranen een mooi rapport heeft gemaakt. Wees trots als u hetzelfde rapport maakt gedurende uw koffie-pauze.