Opgeruimd staat netjes

Bij klanten die reeds enkele jaren met onze software QicsTime werken constateren wij regelmatig dat de database vervuild is.
 

Hoe vervuilen databases?

Een bedrijf gebruikt QicsTime voor de urenregistratie en facturatie. In de database staan zo’n 800 klanten met ieder gemiddeld 3 tot 5 projecten, in totaal dus circa 2400 projecten. Tevens is er een lijst van 40 medewerkers.

Stel u werkt met 40 medewerkers, er gaan dit jaar 4 medewerkers uit dienst en daar komen 3 nieuwe medewerkers voor in de plaats. Deze nieuwe collega’s worden uiteraard als medewerkers in de administratie aangemaakt. De omgeving kent zonder opschoning dan 47 medewerkers, een toename van 15%. Daarnaast worden van de 800 bestaande projecten zo’n 100 projecten definitief afgerond voor klanten. Dit kan betrekking hebben op eenmalig eindejaarswerk, bijvoorbeeld Aangifte 2011, waarbij het volgende jaar een nieuw project Aangifte 2012 wordt aangemaakt. Ook komt het wel eens voor dat een project wordt aangevraagd door de Accountmanager of Projectmanager op basis van de verwachting dat er nieuw werk gestart kan worden. Uiteindelijk blijkt dan dat de offerte niet door de klant wordt geaccepteerd en het project niet gebruikt gaat worden. Dit is een toename van circa 11%.

In deze gevallen – en er zijn er nog vele meer te noemen – zou men de zogenaamde stamgegevens (klanten, projecten, activiteiten/artikelen en medewerkers) netjes kunnen opschonen. Wat vaak gebeurd is dat de business voorrang krijgt en er niet de tijd wordt genomen om de stamgegevens op te schonen. 

Wat zijn de gevolgen van een vervuilde database?

In de schermen van QicsTime wordt standaard gefilterd op de status ‘Actief’. Dit houdt in dat als een stamgegeven nog als actief staat, maar dat eigenlijk niet meer is, u constant wordt geconfronteerd met projecten die niet meer relevant zijn. Immers, dit project had ook geblokkeerd kunnen worden. Het ongemak van voortdurend over deze inactieve gegevens heen lezen, is eenvoudig te verhelpen door af ten toe de database op te schonen.

Tevens kan het gevolgen hebben voor de rapportages. Overzichten worden opgezet volgens een bepaalde logica. Bijvoorbeeld: laat alle geboekte, ongeaccordeerde uren zien van alle actieve klanten met het gemiddelde tarief of geef het onderhandenwerk weer van de afgelopen maand, bij alleen de lopende projecten. Onzuivere data kunnen dus een vertekend beeld opleveren, waarbij dan weer de nodige tijd gaat zitten in het uitzoeken van verschillen.

Tot slot kan de performance hieronder leiden. Bij het uren boeken is er een filter om alle actieve projecten te laten zien. Hieruit kan de urenschrijver kiezen op welk project hij of zij wil boeken. Zodra deze zoekopdracht wordt ingegeven door op het icoontje te klikken, vraagt de software aan de database om de gehele lijst te tonen. Als deze lijst langer is dan de werkelijke lijst van actieve projecten, kan het zijn dat hij of zij dus ook onnodig en langer moet wachten dan wanneer dit was bijgewerkt.

Hoe kunnen we dit oplossen?

De tijd die Finance steekt in het uitzoeken kan onevenredig hoog oplopen ten opzichte van het opschonen van de database. Onze consultancy afdeling heeft een methode ontwikkelt die op basis van de meest belangrijke knelpunten een overzicht kan creëren. Daarnaast zijn er per knelpunt methoden ontwikkeld om de stamgegevens op te schonen. Deze methodes kunnen we samenvatten onder de noemers Maintenance en Health Checks.

Maintenance

Elke dag komen er nieuwe records bij in uw QicsTime database. Een database dient regelmatig onderhouden en gecontroleerd te worden, net als een huis of een auto. Verder heeft u te maken met verhuizingen op servers en updates op server software. Onderhoud is een belangrijk onderdeel van uw infrastructuur.

Health Check

Het dagelijks gebruik leidt soms tot vergissingen en correcties. Wellicht heeft u in het verleden projecten aangemaakt die nooit gebruikt zijn. Misschien is de tariefbepaling niet correct ingesteld voor alle projecten, waardoor u elke maand correcties in de factuurregels moet uitvoeren. Heeft u zelf niet de tijd om dit uit te zoeken, vraag de Health Check aan.

Menukaart

De hierboven genoemde methodes zijn onderdeel van een menukaart waarin de werkzaamheden van onze consultants eenvoudig zijn gegroepeerd en beschreven. Voor het volledige overzicht verwijzen wij u graag naar de menukaart op onze website.

Graag lichten wij toe hoe dit voor uw omgeving toe te passen is. Mocht u meer willen weten over de manier waarop wij ook u kunnen helpen bij het verder professionaliseren van uw organisatie, neem dan contact met mij op via t.bouber@qics.nl.

Thessa Bouber
Manager Training & Consultancy