Heeft u een antwoord paraat wanneer er wordt gevraagd naar de status van een project dat uitgevoerd wordt of aankomend is? Bij een project is het van belang om snel te weten wanneer het misgaat. Immers, de snelheid van informatievoorziening bepaalt hoe snel u in staat bent om te handelen. De benodigde informatie is o.a. het budget van een project en hoeveel er al aan uren is geschreven. Deze statistieken alleen zijn niet voldoende. Zo kan het voor komen dat de helft van het budget al is verbruikt, terwijl de uitvoering slechts voor een kwart deel is gevorderd.

Bij Qics was er laatst een organisatie op gesprek waarin dit probleem duidelijk naar voren kwam. Aan tafel zaten een project manager en een resource manager. De project manager had veel tijd gestoken in een Excel-sheet in een poging de lopende projecten te managen. De resource manager verklaarde dat het huidige systeem hem geen inzicht gaf zonder alle project managers langs te gaan en de Excel-sheets van iedereen te verzamelen en deze te verwerken in één nieuw Excel-sheet. Het is voor de resource manager moeilijk in deze situatie om inzicht te verschaffen in huidige projecten en een forecast te geven van aankomende projecten. Zodra de resource manager alle individuele sheets in zijn eigen sheet heeft verwerkt, is de data al achterhaald. Daarom is het niet mogelijk om gemakkelijk iemand van project A tijdelijk te plaatsen op project B, aangezien beide sheets onafhankelijk van elkaar worden gebruikt.

Een stap in de goede richting is het gebruik van een digitale agenda zoals mensen die kennen in Exact Synergy of Outlook. Voor het inzicht wil men de mogelijkheid hebben om agenda’s naast elkaar te plaatsen. Maar dan moet de functionaliteit van het pakket dit wel toelaten. In Exact Synergy Classic is er geen mogelijkheid om meerdere agenda’s in een enkel scherm te tonen. Qics heeft hiervoor een gratis tool ontwikkeld onder de naam Qics MultiCalendar. Deze tool stelt u en uw gebruikers van Exact Synergy Classic in staat om agenda’s van meerdere medewerkers naast elkaar te tonen. Zo heeft u direct een inzicht in de planning van verschillende collega’s, zonder de noodzaak om de agenda’s één voor één te doorzoeken. Wilt u wat screenshots zien of de tool downloaden en zelf uitproberen, kijk dan eens hier!

De volgende stap is dat u gebruik maakt van software zoals QicsPlanner. Deze software dekt integraal planningsvraagstukken van de gehele organisatie, zodat kosten bespaard kunnen worden. Wanneer op elk moment inzicht bestaat in de voortgang van individuele taken, kan de voortgang ook worden geëxtrapoleerd naar het gehele project. Zo kun je zien of de voortgang van een project naar verwachting is. Verder is het mogelijk om resources te verschuiven tussen verschillende projecten, wat leidt tot een maximale bezettingsgraad.


Lambert van der Plas

---