In deze QicsTime Newsflash willen wij u graag informeren over het gebruik van voorschotten en verrekeningen in QicsTime. Daarnaast berichten we u over QicsPlanner.

AANMAKEN VAN PROJECTEN

Bij het aanmaken van projecten is het belangrijk dat u zeker weet of het een project van het type ‘vast’, of een project van het type ‘nacalculatie’ moet worden. Als er éénmaal uren op een project geboekt zijn, kunt u het type van het project niet meer wijzigen. Dit in verband met de berekening van het OHW. Zie de QicsTime NewsFlash september 2010.

Op een project van het type ‘vast’ kunt u ‘vaste termijnen’ aanmaken. Op deze manier kunt u één of een aantal vaste bedragen factureren. De uren op dit project worden wel geregistreerd, maar komen niet tevoorschijn op de factuurvoorstellen. U maakt een project van het type ‘vast’ aan als u er zeker van bent dat alleen het vaste bedrag gefactureerd gaat worden en er geen verrekening plaatsvindt als er meer uren worden geboekt.

Wanneer u aan het eind van een project een verrekening wilt maken van de geboekte uren ten opzichte van de gefactureerde voorschotten, dan maakt u een project van het type ‘nacalculatie’ aan.

Werken met voorschotfacturen

Op een project van het type ‘Nacalculatie’ kunt u voorschotten aanmaken.

U kunt deze optie gebruiken als u bijvoorbeeld met een klant hebt afgesproken voor dit specifieke project een voorschotfactuur te sturen voor een bepaald bedrag (bijvoorbeeld 10% bij aanvang, 50% halverwege het project, 40% bij oplevering). Van de uren die op dit project geschreven worden, wordt geen factuurvoorstel gegenereerd. Wanneer het project is afgelopen, genereert u een verrekenfactuur. Op deze factuur worden de voorschotnota’s die verstuurd zijn verrekend met de werkelijk bestede uren op dit project.

U kunt ook voorschotten aanmaken op basis van een contract.

Door een contract aan te maken kunt u er voor zorgen dat er automatisch ‘Voorschotten’ worden gegenereerd. U kunt deze optie gebruiken als u bijvoorbeeld jaarlijks of maandelijks dezelfde factuur naar klanten stuurt.

Hoe maakt u een voorschotnota aan?

1. Ga naar QicsTime Management: Stamgegevens/Projecten
2. Selecteer het tabblad ‘Voorschotten’
3. Vul de velden in:
   
   Omschrijving:
   Hier kunt u een extra omschrijving voor op de factuur ingeven.
   
   Maand:
   De maand die u hier invoert geldt als het moment vanaf waar de uren worden verrekend met het voorschot. Dus het eerste voorschot moet in de periode vallen waarin de eerste uren geboekt worden. U bepaalt zelf wanneer het voorschot werkelijk gefactureerd wordt, wat de factuurdatum is en wanneer de verrekening gaat plaatsvinden.
   
   Bedrag:
   Het bedrag van de voorschotnota.
   
   Factuurtekst:
   Hier kunt u een omschrijving ingeven voor op de voorschotnota
   
   Artikel:
   Hier selecteert u het artikel waar de omzet op moet komen.
    
4. Klik op de button ‘Opslaan’ om de voorschotnota te bewaren.

Zo maakt u een contract aan in QicsTime

1. Selecteer het tabblad ‘Contracten’.
2. Vul de velden in:
   
   Startdatum:
   Hier voert u in vanaf wanneer het contract ingaat (het voorschot zal aangemaakt worden in de maand waarop het contract ingaat).
   
   Einddatum:
   Indien u vooraf de einddatum weet, kunt u die vast instellen. Is het een contract dat voor onbepaalde tijd doorloopt, dan vult u hier nog geen einddatum in door het vinkje uit te zetten. Wanneer een contract opgezegd wordt, kunt u altijd achteraf nog de einddatum invoeren. De voorschotten die al gegenereerd zijn na de einddatum worden dan vanzelf verwijderd.
   
   Interval:
   Bij een interval van 1 zal er maandelijks een factuur gegenereerd worden. Bij een interval van 12 zal er één keer per jaar een factuur gegenereerd worden.
   
   Herinneringstermijn:
   Dit is het aantal maanden voor het aflopen van het laatst gegenereerde voorschot dat u een signaal krijgt om nieuwe voorschotten te genereren.
   
   Aantal:
   Hier geeft u het aantal in dat u wilt factureren.
   
   Bedrag:
   Hier geeft u het bedrag in dat u wilt factureren.
   
   Artikel:
   Hier selecteert u het artikel waar de omzet op moet komen.
   
   Omschrijving:
   Hier kunt u een extra omschrijving voor op de factuur ingeven.
   
   Factuurtekst:
   Met behulp van de %-tekens kunt u een variabele maand, jaar, begin- of einddatum ingeven.

Voorschotnota’s accorderen

1. Ga naar QicsTime Management: Productie/Termijnen en Voorschotten
2. Selecteer een manager
3. Selecteer ‘Voorschotten’ in het veld type
4. U ziet nu alle voorschotnota’s die gefactureerd kunnen worden. Gebruik uw rechtermuisknop om het voorschot te accorderen.

Voorschotnota’s genereren

1. Ga naar QicsTime Management: Factureren/Voorstellen genereren
2. Kies voor de optie ‘Voorschot Facturen’
3. Het afhandelen van het factuurvoorstel werkt gelijk aan het afhandelen van een normaal factuurvoorstel.

Belangrijk: Voorschotnota’s kunnen niet bewerkt worden zoals normale factuurvoorstellen. Om een voorschotnota te bewerken moeten alle stappen van genereren en accorderen worden teruggedraaid.

Verrekennota’s genereren

1. Ga naar QicsTime Management: Factureren/Voorstellen genereren
2. Kies voor de optie ‘Verrekening Voorschotten’. Zorg er voor dat u bij periode ‘van’, de maand selecteert die u bij het aanmaken van het voorschot heeft aangegeven (zie punt 3 ‘Hoe maak ik een voorschot aan’, kopje ‘maand’).
3. Het afhandelen van het factuurvoorstel werkt gelijk aan het afhandelen van een normaal factuurvoorstel.

Belangrijk: U kunt ook tussentijds een verrekening genereren. Na het afhandelen van de verreken factuur is het project weer gewoon een ‘nacalculatie’ project. Met andere woorden, er worden weer factuurvoorstellen voor de uren gegenereerd, tenzij u een nieuw voorschot aanmaakt.

QICSPLANNER

Als gebruiker van QicsTime heeft u grip op uw urenregistratie, facturatie en rapportage. Uren gedreven organisaties hebben, naast de registratie van uren, behoefte aan inzicht in de bezettingsgraad en voortgang van projecten. QicsPlanner leent zich hier uitstekend voor. Dankzij de integratie met QicsTime, wordt de weekstaat van gebruikers automatisch gevuld. De planning van projecten in QicsPlanner wordt als voorstel gebruikt als invoer voor de weekstaten van gebruikers.

Qics heeft een lijst opgesteld met klanten waarvan wij denken dat zij hun bedrijfsvoering kunnen verbeteren met het gebruik van QicsPlanner. De komende maanden zullen wij hen benaderen. Wilt u zelf aangeven geïnteresseerd te zijn? Maak dan gebruik van het contactformulier. Meer informatie over QicsPlanner kunt u vinden op de productpagina.

Cynthia Velthuijsen
Consultant

• Voorschot facturen
  
• Voorschotnota aanmaken
  
• Contract aanmaken
  
• Voorschotnota's accorderen
  
• Voorschotnota's genereren
  
• Verrekennota's genereren

QICSPLANNER