Hoe kan ik de kwaliteit en continuïteit van mijn processen waarborgen?

Als je als organisatie wil groeien, is het belangrijk kritisch te kijken naar je interne processen. Vaak kun je door – delen van – je proces te automatiseren een flinke stap vooruit doen. Zo kun je bijvoorbeeld zorgen dat het uitleveren van bestellingen een stuk vlotter verloopt. Als serviceorganisatie kan de juiste applicatie ervoor zorgen dat je minder wordt gebeld omdat jouw klanten online de benodigde informatie kunnen vinden. Maar hoe waarborg je nu de kwaliteit en continuïteit van je processen? Jacob den Houting, directeur bij Qics, vertelt in dit blog wat de vier belangrijkste factoren zijn.

1 Verbeteren is een proces, geen project

Mijn ervaring is dat veel organisaties het verbeteren van een proces als een project zien. Maar een project heeft een kop en een staart, terwijl het verbeteren van de gang van zaken in je organisatie een continu proces moet zijn. Dat proces moet je zo embedden in je organisatie, dat je niet een eenmalige verbetering bewerkstelligt, maar dat je die verbetering steeds weer kunt finetunen. Natuurlijk wordt je proces op die manier steeds beter en de verbeteringen steeds kleiner, maar het is een absolute illusie om te denken dat je na één verbeterslag achterover kunt leunen.

2 Maak mensen verantwoordelijk

Als je het verbeteren van de werkwijzen in je organisatie als een proces ziet, moet je logischerwijs ook mensen aanwijzen die dat proces bewaken. Daarnaast moet je een soort ritme creëren waarin je met die verantwoordelijken bij elkaar komt. Tijdens zo’n bijeenkomst kunnen de verantwoordelijken vertellen wat de ervaringen zijn en waar nog ruimte zit voor nieuwe verbeteringen en ontwikkelingen. Daar komen weer actiepunten uit die opgepakt kunnen worden, hetzij intern, hetzij door een extern ontwikkelteam.

3 Omarm feedback

Natuurlijk ben je blij na de eerste verbeterslag. Maar blijf vragen om feedback. Intern, maar ook bij externe stakeholders, zoals klanten of partners die met jouw verbeterde proces te maken hebben. Door continu te blijven monitoren en bijsturen, zorg je ervoor dat je steeds stapjes blijft maken. Dat kost je uiteindelijk minder tijd dan wanneer je na de eerste verbeterslag de boel laat versloffen en na een jaar – of langer – alles weer van scratch moet oppakken.

4 Zoek een partner die meedenkt

Een goede softwareontwikkelaar houdt ook bij waar ruimte voor verbetering zit en komt met suggesties. Zo bouwden wij voor een reisorganisatie een begeleidersportal. Dankzij deze portal lopen hun reisbegeleiders nu niet meer met een dik pak papier onder de arm, maar kunnen ze online informatie opzoeken over bijvoorbeeld het reisgezelschap en de geboekte accommodatie. Terwijl we hiermee bezig waren, zagen we dat veel functionaliteiten ook eenvoudig ingezet zouden kunnen worden voor een reizigersportal. Het zit in ons DNA om niet alleen de technische kant te belichten, maar om ook mee te denken over wat er slimmer kan en waar je met een kleine aanpassing maximaal resultaat kunt behalen. Dat is waar de magie tussen de econoom, de techneut en de registeraccountant om de hoek komt kijken.

Nieuwsgierig?

Wij hebben jarenlange ervaring met grote maatwerkprojecten en kunnen je helpen de kwaliteit en continuïteit van je processen te waarborgen. Nieuwsgierig wat wij als partner voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust vrijblijvend contact met ons op, we leren je graag kennen!