Als mensen aan maatwerk denken, roept dat toch vaak een negatieve associatie op. Maatwerk is duur, je krijgt nooit precies wat je hebben wilt, projecten lopen uit en je maakt je volledig afhankelijk van je leverancier. Toch is maatwerk in sommige situaties wél de juiste keuze en kan het juist het voordeel bieden dat nodig is om de concurrentie voor te blijven.
Standaard software
Het alternatief voor maatwerk is natuurlijk standaard software. Standaard software is niet gemaakt voor één klant, maar juist voor een hele groep klanten. De mogelijkheden van deze software worden door de algemene behoeften van de groep klanten (de doelgroep) bepaald. De prijs is meestal sterk gestandaardiseerd en gebaseerd op het aantal gebruikers of het aantal licenties.
Veel standaard software bevat functies en mogelijkheden om de software af te stemmen op individuele klanten. Hoe flexibeler de software is, hoe meer tijd en inspanning met deze afstemming (de implementatiekosten) gemoeid is.
Maatwerk
De kenmerken van maatwerk zijn heel anders. De software wordt in zo’n geval specifiek voor één organisatie ontwikkeld. De mogelijkheden van maatwerk software worden precies afgestemd op die ene organisatie. Het prijsmodel is meestal gebaseerd op de inspanning die het heeft gekost om de software te ontwikkelen. Hoe meer gevraagd wordt, hoe duurder de software.
De voordelen van standaard software
De voordelen van standaard software zijn overduidelijk. De producent van de software heeft de initiële investering gedaan en deze kosten worden verdeeld over alle afnemers van de software. Hoe groter de doelgroep van de software, hoe goedkoper de software over het algemeen zal zijn. Daarnaast is standaard software vaak een volwassen product. Door het grote aantal gebruikers zullen er minder fouten in de software onontdekt blijven.
De nadelen van standaard software
Ook zaken als documentatie, support en upgrades zullen in de regel goed zijn verzorgd. Een standaard pakket zal veel functionaliteit bieden, zeker als het al wat langer in de markt is. De producent zal nieuwe mogelijkheden blijven bouwen om het pakket up-to-date te houden en concurrenten voor te blijven. Standaard software heeft echter ook een aantal belangrijke nadelen:
- De geboden functionaliteit is vaak de ‘grootste gemene deler’ van alle klantbehoeften. De functionaliteit die geboden wordt, moet veel gebruikers tevreden stellen en herbergt daarom ook compromissen.
- Wat in mijn ogen het belangrijkste nadeel is, is dat standaard software vaak een bepaalde manier van werken voorschrijft. De bedrijfsprocessen zullen zich aan moeten passen aan de software in plaats van andersom. Dit leidt er dan ook vaak toe dat standaard software een bedrijf geen voordeel biedt ten opzichte van haar concurrentie.
- Een softwarepakket bevat al snel heel veel instellingen die het pakket complex en moeilijk te leren óf te implementeren maken. Deze instellingen ontstaan vaak doordat verschillende (groepen) klanten op een andere manier met het systeem willen werken. Om deze specifieke functionaliteit voor klanten te bieden, wordt het pakket steeds moeilijker te leren en zijn er vaak consultants nodig om de inrichting en werking te waarborgen.
- Samenhangend met het vorige punt bevat standaard software ook vaak veel ongebruikte functionaliteit (denk aan alle functies die je niet gebruikt in een pakket als MS Word).
- Wat het pakket niet kan, is vaak ook niet of moeilijk te realiseren. Er is altijd wel wat aanpassing mogelijk in een standaard systeem. Ook is er vaak de mogelijkheid om functionaliteit toe te voegen met maatwerk, maar structurele veranderingen in de werking zijn onmogelijk of onbetaalbaar.
- Hiermee hangt ook samen dat je als individuele gebruiker van een standaard pakket nauwelijks invloed hebt op de (toekomstige) functionaliteit van het pakket.
De voordelen van maatwerk software
Met maatwerk software kunnen veel van deze nadelen gepareerd worden:
- Met maatwerk software kan de organisatie productiever zijn. De software kan naadloos aansluiten op het bedrijfsproces, waardoor er geen overbodige handelingen uitgevoerd hoeven te worden of dubbele gegevens te worden ingevoerd.
- Maatwerk software biedt een duidelijk concurrentievoordeel. Vooral voor bedrijven met een innovatief of onderscheidend bedrijfsproces is een goede ondersteuning van dat bedrijfsproces door software onontbeerlijk. Gebruik je dezelfde standaard software als de concurrent? Dan is dat voordeel niet te behalen.
- Maatwerk software heeft een veel lagere leercurve. Omdat de software qua proces, terminologie en geboden functionaliteit al zo goed aansluit, is deze voor de eindgebruikers eenvoudig te begrijpen. Tevens heeft maatwerk software nauwelijks instellingen en configuratie nodig.
- Maatwerk software staat niet alleen, maar kan relatief eenvoudig gebruik maken van standaard software voor bijvoorbeeld financiële administratie of CRM, zodat dubbele invoer of overlappende functionaliteit vermeden kan worden.
- Je hebt alle mogelijke invloed op de huidige en toekomstige werking van de software. Daarnaast is er vaak direct contact met de programmeurs om heel duidelijk en precies weer te kunnen geven hoe de software moet werken.
Afwegen loont
Deze punten zorgen ervoor dat maatwerk in veel gevallen dus veel economischer kan zijn dan standaard software, ondanks de hogere investering die er vaak mee gemoeid is. Daarom zou maatwerk altijd als serieuze optie moeten worden meegenomen in de kosten-baten analyse bij de aanschaf van nieuwe software.
Natuurlijk kent maatwerk ook een aantal valkuilen en kent iedereen de verhalen van projecten die uitlopen of zelfs nooit het levenslicht zien. Qics heeft al meer dan 15 jaar ervaring met het realiseren van succesvolle maatwerkprojecten. Dankzij onze ervaring kennen wij de valkuilen goed en weten we ze daarnaast goed te ontwijken. Als leverancier van zowel standaard als maatwerk software, weten wij bovendien wat de voor- en nadelen kunnen zijn in uw situatie én zijn we in staat om daarin mee te denken. Reden genoeg om eens anders na te denken over maatwerk.
Wilt u weten wat maatwerk voor u kan betekenen? Neem dan contact met ons op via het contactformulier of lees meer over onze werkwijze.
