Dolfijn doet meer met minder mensen

Stichting Dolfijn Vakanties (Dolfijn) organiseert sinds 1998 vakanties voor volwassenen met een licht verstandelijke beperking. De oprichters vonden het vreemd dat iedereen een reisbureau kan binnenlopen om een reis te boeken, maar dat personen met een licht verstandelijke beperking allemaal extra dingen moesten organiseren. In het eerste jaar hebben 600 reizigers een reis geboekt en had de stichting 150 vrijwilligers. “In 2013 stevenen wij af op 2300 boekingen en hebben wij 570 vrijwilligers in het systeem staan” vertelt Eddy Belet, medeoprichter, directeur en voorzitter van het bestuur.

Naarmate de stichting groeide, ontstond er een grotere behoefte aan software die het werk efficiënter zou maken. Qics bouwde in eerste instantie een koppeling tussen het toenmalige boekingssysteem en Exact. Later werd een heel nieuw boekingssysteem ontwikkeld.

De koppeling

Eddy Belet is vanaf de start intensief betrokken geweest bij het beleid en de ontwikkeling van software voor de stichting. “Bij de start hebben we zelf een boekingssysteem gemaakt in het pakket Access. Dit voldeed prima tot de stichting groeide en we behoefte kregen aan een koppeling met Exact. We wilden vanuit het boekingssysteem factureren met de juiste gegevens. Op aanraden van een kennis hebben we toen contact opgenomen met Qics.” “Ik heb bij Qics altijd het idee gehad dat ze snappen wat ze aan het doen zijn en dat we het over hetzelfde hebben. In het verleden hebben we dat met andere leveranciers wel anders gezien.” Qics heeft de Access database verbeterd en de koppeling met Exact gemaakt. Zo kon Dolfijn weer een paar jaar verder.

“Ik heb bij Qics altijd het idee gehad dat ze snappen wat ze aan het doen zijn en dat we het over hetzelfde hebben. In het verleden hebben we dat met andere leveranciers wel anders gezien.”

Een nieuw boekingssysteem

Naarmate het aantal boekingen toenam, besloot het bestuur te investeren in software om efficiënter te kunnen werken. Dolfijn was de Access database ontgroeid en wilde niet meer medewerkers in dienst nemen. Een efficiënter boekingssysteem bleek de oplossing.

“We hebben gekeken of bestaande reisinformatiesystemen voor ons geschikt waren” vertelt Eddy Belet. “Waar bij normale reisorganisaties een klant gewoon een reis boekt, hebben wij te maken met meerdere factoren. Wij hebben een klant (de reiziger), het product (de reis) én de vrijwilliger (de begeleider). Deze drie moeten aan elkaar worden verbonden, wat best complex kan zijn. De reizen variëren van 4 reizigers met 2 begeleiders tot 36 reizigers met 7 begeleiders. Daarin voorzagen de standaard systemen niet. Daarnaast willen wij veel meer gegevens van onze reizigers vastleggen dan normale reisorganisaties.”

“We wilden Qics ons nieuwe systeem laten bouwen, omdat wij goede ervaringen hadden met Qics en zij onze situatie kennen.” Daarbij vertelt Eddy dat hij vindt dat Qics super service levert. “Als onze contactpersoon op vakantie gaat, laat hij dat altijd vooraf weten. Ik weet dan altijd bij wie ik terecht kan voor vragen.”

Het ontwikkeltraject

“Voordat Qics aan de slag ging, heb ik mijn systeemwensen uitgetekend op een schetsblok. Daarna ben ik met ze om de tafel gegaan om de technische mogelijkheden te bekijken. We hebben een proef gedaan met een systeem dat Qics voor een andere klant had gemaakt en dat beviel goed.”

Tijdens het ontwikkeltraject is veel persoonlijk contact geweest tussen Dolfijn en Qics. De programmeurs kennen de reiswereld niet goed en Eddy geeft aan dat hij geen verstand van programmeren heeft. “Het was dus belangrijk dat we op één lijn zaten.” “Bij Qics wist ik dat het voor elkaar zou komen. Door het intensieve contact zijn we beter gaan nadenken over wat logisch is. Er waren veel zaken die we deden omdat het zo gegroeid was. De proefversie was een stuk gebruiksvriendelijker dan ons oude systeem en we zijn dan ook in één keer over gegaan. De oude gegevens zijn in één ochtend overgezet en daarna konden we aan de slag.”

“Door het persoonlijke contact zijn we beter gaan nadenken over wat logisch is”

“Tijdens het ontwikkelen van het systeem heb ik geleerd om er meteen dingen in te laten bouwen die nu misschien nog niet gebruikt worden, maar die op termijn wel nodig zijn. Dit om te voorkomen dat we het systeem blijven wijzigen. Je bent snel geneigd iets te laten aanpassen, maar je moet je wel realiseren dat daar ook een prijskaartje aan hangt” stelt Eddy. Dagelijks denkt hij een paar minuten na over de toekomst en waar efficiënter gewerkt kan worden. Vervolgens maakt bij de afweging in hoeveel maanden de eventuele ontwikkelkosten terug verdiend kunnen worden. “Onlangs hebben we een nieuwe versie van het boekingssysteem in gebruik genomen. Een collega wilde minder werken en dankzij ons systeem is de werkdruk niet groter geworden.”

“Het systeem fungeert steeds meer als primaire applicatie waarin alles binnenkomt en wordt opgeslagen. De gegevens in het systeem zijn altijd leading en kunnen we in Exact, e-mail, Word of Excel gebruiken, net waar we het voor nodig hebben. Het systeem is inmiddels onmisbaar geworden.”

De toekomst

Hoewel Dolfijn nog een behoorlijke papier organisatie is zal digitalisering een steeds grotere rol gaan spelen. “Omdat het aangaan van online betalingsverplichtingen voor onze doelgroep soms te gemakkelijk is, zijn we terughoudend met online boeken. Wel willen we onze reizigers steeds meer stimuleren te gaan betalen via internetbankieren.” Verder zijn er nog voldoende plannen bij Dolfijn. Zo zal interactie tussen het systeem en de website een grotere rol gaan spelen, wil Dolfijn op termijn aan de slag met Social Media en wordt op dit moment onderzocht of via het systeem en VoIP gebeld kan worden om weer een efficiëntieslag te maken. “Al met al, er is nog genoeg te doen!”

  • 15-08-2016

Iets voor u?

Bent u benieuwd of wij iets voor u kunnen betekenen? Wij denken graag met u mee.
Neem contact op   

Op de hoogte blijven?

Meld u nu aan voor onze nieuwsbrief.
Aanmelden