Privacy

Voor Qics zijn veiligheid van informatie en privacy van groot belang. U moet erop kunnen vertrouwen dat onze software goed en veilig werkt en dat ons beleid en onze interne processen erop gericht zijn om op de juiste manier om te gaan met uw gegevens. Dit is voor ons een blijvend punt van aandacht.

Per 25 mei 2018 moet elk bedrijf dat persoonsgegevens verwerkt voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). We zijn uiterlijk 25 mei compliant met deze nieuwe regelgeving.

Voor meer details over hoe wij de veiligheid van informatie en uw privacy waarborgen, verwijzen we u naar de geldende algemene voorwaarden van Qics, ons privacy beleid en ons informatie beveiligingsbeleid. U kunt daarnaast altijd contact met ons opnemen voor verdere toelichting.

GDPR 25 mei 2018

Op welke Qics producten heeft dit statement betrekking?

Dit privacy statement is bedoeld voor onze online producten: QicsMilestones, QicsDashboards en Procs. Het statement is tevens van toepassing op online software op maat die wij hosten voor specifieke klanten. In de rest van dit document worden deze producten en software aangeduid als “onze software”.

Producten en software die op uw eigen omgeving draait of die gehost wordt door andere partijen vallen niet onder dit statement.

We maken in dit privacy statement onderscheid tussen twee soorten van persoonlijke gegevens:

  • Persoonsgegevens die we van u verzamelen als u onze software aanschaft of gebruikt. Dit zijn gegevens waarvoor Qics de verantwoordelijke is. Deze gegevens noemen wij in het vervolg “uw persoonlijke gegevens”.
  • Persoonsgegevens die u in onze software invoert en die we namens u verwerken. Dit zijn gegevens waarvoor u als klant verantwoordelijke bent en waarbij Qics fungeert als verwerker. Deze gegevens noemen wij in het vervolg “uw bedrijfsgegevens”.

Uw persoonlijke gegevens

Voordat u onze software aanschaft of een abonnement afsluit dient u akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden, waarin onder meer uw en onze rechten met betrekking tot het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens in het algemeen worden beschreven.

Welke informatie verzamelen we?

Wij verzamelen de volgende gegevens van u nadat u ons product of onze software heeft aangeschaft:

  • Contactgegevens: Naam, e-mail, fysiek adres, telefoonnummer.
  • Financiële gegevens: Uw bankgegevens en bedrijfsidentificatie (kvk nummer, btw nummer) en eventuele andere relevante data.
  • Communicatie gegevens: Wij loggen uw ip adres en informatie over uw device.
  • Gebruiksgegevens: Wij loggen statistische informatie over uw gebruik van onze software.
  • Support gegevens: Wanneer u contact opneemt met onze helpdesk vragen wij u mogelijk informatie met ons te delen waaronder contactgegevens, authenticatie gegevens of andere gegevens die wij nodig hebben om uw supportvraag te beantwoorden.
  • Cookies: Wij maken gebruiken van functionele cookies in onze software.

Hoe gebruiken we de verzamelde informatie?

De informatie die we verzamelen worden voor specifieke doeleinden gebruikt. We zullen de informatie niet gebruik van andere doeleinden.

  • Contactgegevens: We gebruiken uw contactgegevens om berichten of documenten te sturen gerelateerd aan het onze software die u heeft afgenomen. Daarnaast kunnen wij uw contactgegevens gebruiken om u te informeren over andere Qics producten en diensten.
  • Financiële gegevens: Wij gebruiken uw financiële gegevens om uw betalingen te verwerken en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot facturatie.
  • Communicatiegegevens: Wij verzamelen deze informatie voor het verbeteren van onze software en voor het beveiligen van ons platform.
  • Gebruiksgegevens: Wij verzamelen deze informatie voor het verbeteren van onze software en bij het analyseren van calamiteiten.
  • Supportgegevens: Deze informatie gebruiken wij om uw supportvraag te kunnen beantwoorden.
  • Cookies: We gebruiken functionele cookies om de functies binnen onze software beter te laten werken of uw gebruiksgemak te verhogen.

Uw bedrijfsgegevens

Bedrijfsgegevens zijn de gegevens die u zelf invoert in onze software. Voor deze gegevens bent u zelf de verantwoordelijke en is Qics de verwerker. Uw en onze rechten met betrekking tot deze gegevens worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst, die u ontvangt bij het kopen van een licentie of het activeren van een abonnement.

Wat mag Qics met mijn bedrijfsgegevens?

Zonder uw toestemming is het Qics medewerkers verboden om uw bedrijfsgegevens in te zien of te gebruiken. U kunt ons wel expliciet toestemming geven, bijvoorbeeld om een supportvraag te beantwoorden of om een mogelijke fout in de software te verhelpen. Elke toegang tot uw gegevens wordt gelogd en de medewerkers zijn daarbij gehouden aan ons interne beveiligingsbeleid. Wij zullen bedrijfsgegevens nooit exporteren of muteren zonder opnieuw expliciet uw toestemming te vragen.

Hoe controleer ik de toegang tot mijn bedrijfsgegevens?

U kunt binnen onze software gebruikers aanmaken en verwijderen en aan deze gebruikers meer of minder rechten toekennen. Hiermee kunt u zorgen dat gebruikers alleen toegang hebben tot de voor hen relevante gegevens. U dient ervoor zorg te dragen dat gebruikersaccounts persoonlijk zijn en niet met meerdere mensen worden gedeeld.

Hoe zit het mijn gegevens als ik die exporteer of koppel met andere systemen?

Wanneer u een koppeling met uw bedrijfsgegevens realiseert via onze API of op een andere methode die is mogelijk gemaakt in de software (bijvoorbeeld door middel van datareplicatie of import/export) valt de verdere verwerking van deze bedrijfsgegevens direct onder uw eigen verantwoordelijkheid.

Wanneer uw bedrijfsgegevens worden gesynchroniseerd met een externe applicatie (zoals bv. Exact online of Twinfield) via onze software, heeft u zelf de controle over het gebruikersaccount waarmee deze gegevens uitgewisseld worden (en kunt u de uitwisseling ook stopzetten). Tevens dient u erop toe te zien dat u ook met de gekoppelde derde partij afspraken maakt over de verwerking van uw bedrijfsgegevens.

Hoe lang bewaren we de data?

Uw bedrijfsgegevens worden door ons opgeslagen zolang uw een geldige licentie of actief abonnement of onderhoudscontract voor onze software heeft. Na opzegging van licentie, abonnement of contract zullen uw bedrijfsgegevens niet meer benaderbaar zijn voor u. Wij bewaren uw bedrijfsgegevens gedurende 60 dagen na beëindiging (waarin u de software eventueel kunt her-activeren), waarna deze definitief worden verwijderd. U dient voor de beëindiging zelf zorg te dragen voor het exporteren en veilig stellen van de gegevens die voor u van belang zijn, met behulp van de functies die de software hiervoor biedt.

Waar worden de gegevens bewaard?

Qics maakt gebruik van de infrastructuur van Microsoft voor het hosten van haar software. De primaire locatie waarop onze software draait bevindt zich in Nederland. Bij storingen in het datacentrum is het mogelijk dat uw bedrijfsgegevens (tijdelijk) worden ondergebracht op andere locaties, in eerste instantie in Ierland, in uitzonderlijke gevallen elders in de Europese Unie.

Beveiligingsincidenten

Wanneer wij weten of vermoeden dat uw bedrijfsgegevens op niet-geautoriseerde manier zijn ingezien, gebruikt, gewijzigd of gewist zullen wij u zo snel als redelijkerwijs mogelijk op de hoogte brengen van het incident.

Daarnaast zullen wij u assisteren bij het minimaliseren van de impact en omvang van het incident en de benodigde samenwerking verlenen bij een eventueel onderzoek naar het incident.

Alle gegevens

Dit hoofdstuk bespreekt een de onderwerpen die zowel betrekking hebben op uw persoonlijke gegevens als op uw bedrijfsgegevens.

Jurisdictie

Jurisdictie is op basis van Nederlands recht.

Onderaannemers

Qics maakt gebruik van onderaannemers, waarbij Qics als verantwoordelijke of verwerker ervoor zorg draagt dat de aard, doel en wettelijke grond van elke verwerking door haar onderaannemer is gewaarborgd. Qics heeft hiertoe verwerkingsovereenkomsten afgesloten met haar onderaannemers waarin we onder meer afspreken dat de verwerking plaatsvindt conform ons beleid en de benodigde beveiligingsmaatregelen worden getroffen.

Informatieverzoeken van overheidsinstanties

Wij zullen uw gegevens niet delen met derde partijen (anders dan onderaannemers), tenzij op uw verzoek of op basis van een wettelijke verplichting of gerechtelijk bevel.

Meer weten?

Wanneer u nog aanvullende vragen heeft na het lezen van dit document kunt u deze richten aan info@qics.nl. Tevens kunt u op onze website https://www.qics.nl terecht voor inzage in onder andere ons beveiligingsbeleid, het privacybeleid van onze publieke websites en concrete instructies voor het gebruik van onze software in het kader van de AVG.

Door gebruik te maken van één van onze publieke websites gaat u akkoord met het gebruik van uw gegevens zoals omschreven in deze privacy statement. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De persoonsgegevens die u aan ons toevertrouwd via formulieren op onze websites gebruiken wij uitsluitend voor de doeleinden die bij het betreffende formulier worden vermeld. U kunt bijvoorbeeld uw gegevens opgeven om informatie aan te vragen, een proefabonnement af te sluiten, u in te schrijven voor onze nieuwsbrief of een whitepaper te downloaden.

Op onze websites worden daarnaast algemene bezoekgegevens bijgehouden. We kunnen het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvragen en gegevens die uw browser meestuurt registreren. Deze gegevens worden gebruikt voor statische analyse van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens gebruiken we deze gegevens bij het optimaliseren van de werking van de website. De gegevens worden niet aan derden verstrekt.

Wij maken verder gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met de pagina’s van onze websites wordt meegestuurd en door de browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden. U kunt deze cookies uitzetten via uw browser, zie bijvoorbeeld dit artikel van de Consumentenbond voor een uitgebreide uitleg.

Wij maken daarnaast gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers onze website gebruiken en hoe effectief onze advertenties bij Google’s zoekresultaten zijn. Deze informatie wordt ook overgebracht naar servers van Google in de Verenigde Staten. U kunt het privacybeleid van Google Analytics hier nalezen.

Op onze site zijn tevens knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen delen op de sociale netwerken van LinkedIn, Twitter en Facebook. De knop en de bijbehorende code wordt aangeleverd door LinkedIn, Twitter en Facebook zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie.

U kunt er bij het openen van onze websites voor kiezen om alleen de noodzakelijke cookies te plaatsen, of ook analytische cookies en/of tracking cookies.

Indien u een relatie met ons bedrijf heeft, heeft u na schriftelijk verzoek de mogelijkheid uw persoonlijke gegevens in te zien. Indien het door ons verstrekte overzicht onjuistheden bevat, kunt u ons schriftelijk verzoeken de gegevens te wijzigen of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u ons schriftelijk op de hoogte stellen, indien u niet wilt worden benaderd met informatie over onze producten en diensten door dit te melden bij navolgend adres:

Qics bv
Valkenburgseweg 89
2223 KC KATWIJK (ZH)

Aanpassen privacy statement

Wij behouden ons het recht voor deze privacy statement aan te passen. Wijzigingen zullen op deze website worden gepubliceerd.

Wanneer uw internetbrowser het toelaat, worden er bij het bezoeken van deze website cookies op uw apparaat achtergelaten.

Deze cookies worden gebruikt voor het analyseren van het gebruik van de website en social media. Wij kunnen zien hoe bezoekers, zoals u, de website gebruiken en met deze informatie de website verbeteren voor een nog betere gebruikerservaring. Daarnaast kunnen wij u informatie aanbieden die nog beter aansluit bij uw interesse.

We gebruiken functionele cookies om de functies binnen onze software beter te laten werken of uw gebruiksgemak te verhogen, analytische cookies om beter inzicht te krijgen in het functioneren van de website en trackingcookies om u te kunnen voorzien van relevante informatie.

Wilt u niet dat er cookies worden achtergelaten? Schakel de cookies uit in de privacy-instellingen van uw browser of gebruik de privacy modus van uw browser.

Lees ook onze Privacy statement websites.

Wanneer u uw e-mailadres achterlaat om te abonneren op een Qics nieuwsbrief:

  • Ontvangt u een e-mail om aan te geven welke nieuwsbrieven u van ons wenst te ontvangen.
  • Ontvangt u regelmatig nieuwsbrieven met bijvoorbeeld productnieuws, interessante ontwikkelingen, evenementen, interviews en artikelen.
  • Kunnen wij contact met u opnemen voor bijvoorbeeld onderzoek.
  • Kunt u te allen tijde afmelden.