Net zoals je je Twitter-, LinkedIn- en Facebook-account aan elkaar kunt koppelen, kun je ook zakelijke clouddiensten integreren. Daar zijn verschillende oplossingen voor. Maar voor je kiest, moet je wel over een aantal zaken nadenken. In dit blog vertelt Mark Velthuijsen, technisch directeur bij Qics, waar je op moet letten als je cloudpakketten wilt integreren.
1 Met alleen een API ben je er nog niet
Om cloudapplicaties met elkaar te laten communiceren, kun je daar in veel gevallen een API voor gebruiken. Zo’n Application Programming Interface maakt overdracht van gegevens tussen systemen mogelijk. Maar met alleen een API ben je er nog niet. Als je twee applicaties hebt met een API, heb je eigenlijk twee stopcontacten die tegenover elkaar staan. De mogelijkheid om te connecten is er dus, maar je hebt nog wel een stekker nodig om de twee daadwerkelijk met elkaar te laten praten. Hou daar rekening mee.
2 Kies de juiste API
Bij de aanschaf van een nieuw pakket is het belangrijk om goed op te letten wat de mogelijkheden van de API zijn. Kan de API realtime integratie aan? Biedt het de mogelijkheid alleen nieuwe data op te vragen en niet steeds alle data? Als je een gegeven verwijdert uit het ene pakket, meldt de API dat dan ook aan het andere pakket? Neem de mogelijkheden en onmogelijkheden van de API mee in de aanschafbeslissing van een nieuw pakket.
3 Voorkom een brei van koppelingen
Als je twee pakketten met elkaar koppelt, werkt dat – als je het goed doet – prima. Maar vaak volgt er al snel een derde koppeling, dan een vierde en voor je het weet is het einde zoek. In die wirwar van koppelingen kunnen conflicten optreden en vind dan maar eens uit, in die spaghetti van lijntjes, waar het misgaat. Door in een integratieplatform als Microsoft Power Automate of Zapier te investeren, zorg je voor overzicht en hoef je niet alle koppelingen afzonderlijk te onderhouden.
4 Kies voor één bron
Veel organisaties kiezen voor een integratie die twee kanten op werkt: verandert er iets in pakket a, dan moet dat ook in pakket b wijzigen en vice versa. Een dure oplossing en in veel gevallen ook zeker niet de beste oplossing. Kies voor elke businessentiteit – klant, medewerker, artikel – één bronapplicatie en hou die entiteit daarin bij. Hou je klantgegevens bij in een CRM-systeem, je medewerkersgegevens in bijvoorbeeld het salarissysteem en artikelnummers in SAP.
5 Maak je black box transparant
Vaak is integratie een soort black box, waarvan niemand weet wat er daarbinnen gebeurt. Niet handig. Als er iets fout gaat, wil je ten eerste zo snel mogelijk weten dát er iets fout gaat, maar ook wát er fout gaat. Een simpel voorbeeld: veel fouten ontstaan doordat er een invoerfout is gemaakt. Als je dat zelf in een logbestand kunt controleren, hoef je geen IT’er in te huren om die black box uit te pluizen. Scheelt een hoop tijd en geld.
6 Overweeg maatwerk
Er bestaan talloze out-of-the-box-oplossingen om applicaties te integreren. Maar die bieden niet altijd de beste oplossing voor jouw organisatie. Het kan best zijn dat een standaard koppeling tussen jouw CRM- en HR-pakket helemaal niet goed bij jouw bedrijfsproces past. Als je kiest voor maatwerk, heb je zelf invloed op welke gegevens hoe worden uitgewisseld. Bovendien kun je er dan ook voor kiezen om er – desnoods op termijn – nieuwe functionaliteiten bij te laten maken en je systemen zo verder te verrijken.
7 Zorg voor de juiste referentietabellen
Niet alle waarden worden in alle systemen op dezelfde wijze genoteerd. Neem een klant die in twee systemen voorkomt. Daar hangen allerlei gegevens aan, zoals bijvoorbeeld valuta, taal en land. Als in het ene pakket Nederland als ‘NL’ genoteerd wordt en in het andere pakket met landcode ‘13’, dan moet je in een referentietabel vastleggen dat landcode 13 bij NL hoort. Zo kan een ogenschijnlijk simpele integratie al snel complexer worden.
Meer weten?
Dit is een fikse lijst met zaken om over na te denken. Laat je daar vooral niet door afschrikken. De integratie van cloudapplicaties brengt ook veel voordelen met zich mee en tussen alle oplossingen die mogelijk zijn, zit er vast één die heel goed bij jouw organisatie past. Wil je eens verder praten over de integratie van jouw cloudapplicaties of heb je behoefte aan een architectuurplan voor de toekomst? We helpen je graag. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op!
Interessant artikel? Deel het!
Vond u dit een interessant artikel? Deel het dan op deze social media:
